Редактиране на MS Word файлове

Стандартният текстов файл, изготвен с програмата MS Word, разполага със средства за пожелателно редактиране на файла, които са непознати за много автори. Пожелателно в случая означава, че редакторът (това е човекът, който прави критичен прочит на един текстов файл, като в общия случай не е негов) или редакторите правят или предлагат поправки и промени, добавят обяснения или въпроси към части от текста и т.н., след което авторът или главният редактор, след като разполага със всички такива предложения, взема окончателните това-"да"-това-"не" решения при съставянето на окончателния документ.

Подготвяне на документ за преглед

С Microsoft Word разполагате с няколко възможности за изпращане на един документ за преглед и за следене, включване и запис на направените промени.

  • Ако имате документ, който искате да бъде прегледан от вашия екип, като крайният избор кои промени да се приемат и кои да се отхвърлят остава ваш, то можете да подготвите копия на документа и да ги разпространите сред останалите за електронен преглед и редактиране. За следене на промените Word използва ревизионни марки, така че след прегледа на документа можете да видите промените и коментарите, направени от всеки редактор. Можете да слеете коментарите и промените на всеки от редакторите в оригиналния документ, за да можете да прегледате и да приемете или отхвърлите всяка промяна. Можете да изпратите отделни копия на всички членове на екипа едновременно или да пуснете за последователен преглед един-единствен документ, за да може всеки редактор да вижда промените и коментарите на предишните редактори.
  • Ако имате документ, който може да се ревизира в бъдеще от вас или други, можете да настроите документа така, че Word да запазва автоматично "моментална снимка" на текущата версия всеки път, когато вие или друг редактор затвори документа след като направи промени. Всички версии се съхраняват в един и същи документ, макар че Word по премълчаване показва само текущата версия. За всяка версия в документа Word записва датата и времето на запазване на версията и името на човека, направил промените. Можете да разглеждате всяка от предишните версии в отделен прозорец като отворите тази версия от диалоговия прозорец с версиите.
Преглед на документа

Можете да преглеждате документи он-лайн като въвеждате коментари и предлагани промени. Word следи коментарите и поправките на всеки редактор с различен цвят, за да помогне на автора да разграничава бележките на различните редактори.

Когато вмъквате коментар, Word му присвоява номер и го записва в отделен прозорец с коментари. Можете да разглеждате коментарите в ScreenTips или в прозореца с коментарите. Можете също така да променяте своите или на другите коментари.

За да вкарате предлаганите промени, включете функцията Track Changes преди да започнете да преглеждате документа. Word използва ревизионни бележки, за да покаже къде искате да се добавят (изтрият, променят, или преместят) текст, графики, или форматиране. По-късно авторът може да прегледа и да приеме или отхвърли всяка една от промените.

Следене на промените
  1. Отворете документа, който искате да ревизирате.
  2. Кликнете Track Changes на палетата за преглед Reviewing toolbar.
  3. Направете желаните промени като вмъквате, изтривате или премествате текст или графики. Можете също да промените форматирането. Word показва промените чрез ревизионни бележки.
  4. За добавяне на коментар кликнете Insert Comment на палетата за преглед Reviewing toolbar.
Преглед на коментарите в документа

Word показва коментара и името на редактора, направил коментара в облаче над текста ScreenTip. Ако коментарите не се появяват, кликнете Options в мвнюто Tools, кликнете таба View, след което изберете чек-бокса ScreenTips.

Повдигане на важен текст
  1. Кликнете Highlight.
  2. Изберете текста или графиката, която искате да повдигнете.
  3. Изберете следвашия елемент в документа, който искате да повдигнете.
  4. За да изключите повдигането, кликнете отново Highlight или натиснете клавиша ESC.



Бележки:

  • Повдигането на части от документ е най-подходящо, когато читателите ще гледат документа он-лайн. При повдигане на части от документ, който ще се печата, използвайте светъл цвят при печат на черно-бял принтер.
  • За да промените цвета на повдигането, кликнете стрелката до инструмента Highlight, кликнете желания цвят, след което изберете текста или графиката, която искате да се повдигне.
  • Можете да показвате или скривате повдигането (но не самия текст) на екрана или в печатния документ като кликнете Options (меню Tools), след ккоето изберете или изчистите чек-бокса Highlight на таба View.
Включване на редакторски коментари и промени

Можете да включите или изтриете коментари, направени от редакторите в документа.

  • Ако редакторите предлагат промени с помощта на ревизионни бележки, то вие можете да приемете или отхвърлите техните предложения.
  • Ако не е включено следене на промените и разполагате с оригиналното копие на документа, вие можете да прегледате промените като сравните редактираното копие с оригинала.
Включване или отхвърляне на промени, направени с редакционни бележки

Можете да преглеждате следените промени по два начина: с помощта на палетата за преглед Reviewing toolbar или диалоговия прозорец Accept or Reject Changes. За да прегледате промените чрез палетата, първо се погрижете промените да са повдигнати на екрана. Ако опцията ScreenTips е включена, можете да виждате кой е направил всяка промяна като задържите курсора над повдигнатата поправка.

  • Ако ревизионните бележки в документа не се появяват, посочете Track Changes в менюто Tools, след което кликнете Highlight Changes. Изберете чек-бокса Highlight changes on screen.
  • Ако курсорът се задържи над промяната и не се появява информация за редактора, кликнете Options в менюто Tools), кликнете таба View, след което изберете чек-бокса ScreenTips.



Обединяване на коментари и промени от няколко редактори в един документ
  1. Отворете копие на оригиналния документ, в което искате да се слеят промените.
  2. Кликнете Merge Documents в менюто Tools.
  3. Намерете и кликнете един от документите, промените от който трябва да се слеят с оригинала, след което кликнете Open.
  4. Повторете стъпки 2 и 3, докато всички документи са обработени.
  5. Прегледайте коментарите и приемете или отхвърлете направените промени.
     
     
 
Copyright © Ад Хок 2009-2012 (www.adhoc-bg.com). Всички права запазени.